Beberapa orang mengatakan, peraturan dibuat untuk dilanggar, rules are made to be broken. Istilah itu muncul mungkin karena orang berpikir untuk menggunakan ‘kreativitas’ mengatasi aturan yang ada demi kepentingan dirinya. Alasan lebih cepat sampai di tujuan digunakan orang yang mengendarai sepeda motor berlawanan arah di jalur lalu lintas satu arah. Alasan jalanan macet digunakan orang yang terlambat datang ke kantor, seolah jam kantor bisa disesuaikan dengan kondisi kemacetan jalan. Alasan tak bisa masuk kantor karena sakit digunakan orang yang tak mau menghabiskan jatah cuti kantor untuk mengurus keperluan pribadi.

Biaya Kesehatan

Fasilitas kesehatan menjadi salah satu program kesejahteraan yang biasanya disediakan perusahaan. Hal yang sama dilakukan suatu perusahaan bidang finansial bagi karyawannya. Program fasilitas kesehatan yang disediakan perusahaan itu cukup kompetitif.

Perusahaan itu menggunakan asuransi kesehatan untuk mendanai biaya karyawan yang harus rawat inap di rumah sakit (inpatient). Walau jumlah karyawan maupun anggota keluarga karyawan yang dirawat inap dalam setahun tidak banyak, namun biaya rawat inap lumayan mahal. Disamping itu, aturan asuransi kesehatan mengatur dengan jelas mengenai kelas rumah sakit sesuai tingkat kepegawaian, batas maksimum biaya yang dicakup asuransi, dan tindakan medis yang ditanggung asuransi. Hal-hal yang tak sesuai aturan akan ditolak pihak perusahaan asuransi. Karena itu keputusan perusahaan menggunakan asuransi kesehatan untuk rawat inap cukup bijaksana.

Perusahaan itu memberlakukan sistem penggantian (reimbursement) untuk biaya rawat jalan. Proses penggantian cukup menghabiskan waktu karyawan Departemen Sumber Daya Manusia (SDM) yang bertugas menanganinya. Sifat pekerjaannya administratif, ditambah lagi dengan seringnya karyawan menanyakan status penggantian dana atas klaim yang mereka ajukan. Telepon kerap berdering di meja karyawan SDM yang bertugas menangani klaim rawat jalan, email yang masuk menanyakan hal sama juga lumayan banyak.

Perusahaan itu memutuskan menggunakan jasa seorang dokter untuk memeriksa setiap klaim penggantian biaya rawat jalan. Seorang dokter mengerti bahasa medis, dapat melakukan verifikasi pada pihak luar atau pihak terkait atas klaim yang dianggap kurang wajar, misalnya verifikasi pada apotik, klinik, rumah sakit, dan lain-lain.

Dari pemeriksaan klaim oleh dokter, terdapat beberapa kasus yang tidak sesuai dengan aturan perusahaan. Mulai dari kuitansi fiktif, klaim obat untuk orang lain yang tidak ditanggung perusahaan, pemalsuan data tindakan medis, dan lain-lain.

Aturan penggantian dana biaya rawat jalan di perusahaan itu cukup jelas. Namun, dalam praktiknya, selalu ada saja yang mencoba mencari kesempatan untuk kepentingan pribadi.

Peraturan perusahaan yang dilanggar menimbulkan sanksi, ada yang sampai terkena pemutusan hubungan kerja (PHK) karena beratnya ‘pemalsuan’ yang dilakukan. Guna menghindari penyalahgunaan fasilitas kesehatan rawat jalan, perusahaan itu pun memutuskan meniadakan sistem penggantian biaya rawat jalan.

Sebagai gantinya perusahaan memberikan fasilitas kesehatan rawat jalan dalam bentuk tunjangan, yang jumlahnya sesuai dengan tingkat golongan kepegawaian. Tak peduli apakah karyawan maupun anggota keluarganya sakit atau tidak, perusahaan akan memberi tunjangan tersebut, dibayarkan dua kali dalam setahun. Jika tak terpakai, silakan ditabung untuk digunakan di kala perlu. Jika tunjangan kesehatan itu kurang karena kebetulan ada anggota yang sering sakit, karyawan harus menanggung sendiri kekurangannya.

Pada umumnya karyawan menganggap besarnya tunjangan kesehatan yang ditetapkan memadai, sehingga peniadaan penggantian biaya rawat jalan tak menimbulkan keluhan karyawan.

Sejak diberlakukan pemberian tunjangan kesehatan rawat jalan, tak ada lagi kasus yang melanggar aturan fasilitas kesehatan. Karyawan SDM yang bertugas menangani proses penggantian biaya rawat jalan turut senang, tenaganya dialihkan ke pekerjaan lain. Perusahaan pun tak perlu lagi membayar tenaga dokter untuk memeriksa setiap klaim rawat jalan.

Perjalanan Dinas

Suatu perusahaan berskala menengah memiliki kantor cabang di berbagai kota di tanah air. Perjalanan dinas ke kantor cabang biasa dilakukan karyawan perusahaan itu, terutama karyawan yang bertugas mengarahkan atau membantu kantor-kantor cabang.

Perjalanan dinas diatur perusahaan dalam prosedur yang jelas. Kebutuhan untuk melakukan perjalanan dinas diputuskan oleh atasan, bisa juga diajukan oleh karyawan yang perlu mendapat persetujuan atasan; kesemuanya dimaksudkan untuk meningkatkan kemampuan eksekusi bisnis.

Persetujuan berjenjang hingga ke tingkat Kepala Departemen dibutuhkan untuk memproses perjalanan dinas karyawan. Khusus bagi Kepala Departemen, hanya persetujuan Chief Executive Officer (CEO) yang dibutuhkan. Hal ini bertujuan untuk mengatur dan mengontrol anggaran yang digunakan dalam perjalanan dinas tersebut.

Di suatu masa, perusahaan itu dipimpin seorang CEO baru. CEO itu antuasias melihat perkembangan bisnis perusahaan, seluruh kantor pemasaran saling bersaing untuk menjadi kontributor terbesar bagi perusahaan itu.

Setelah enam bulan menduduki posisinya, CEO baru tadi memperhatikan formulir elektronik perjalanan dinas yang membutuhkan tanda tangannya, perjalanan dinas para Kepala Departemen. Ia melihat perjalanan dinas seorang Kepala Departemen yang mengepalai suatu bisnis perusahaan cenderung dilakukan ke kantor cabang di Surabaya. Kinerja cabang kantor di kota itu cukup baik, namun bukan kontributor utama perusahaan. CEO menjadi bertanya dalam hati, mengapa Kepala Departemen tersebut rajin berkunjung ke kantor cabang Surabaya?

CEO baru jadi ingin mengetahui lebih lanjut. Ia meminta bagian Keuangan untuk mengirim data perjalanan dinas semua Kepala Departemen selama satu tahun terakhir. Dari data itu, CEO bisa melihat detail biaya perjalanan dinas, termasuk tiket pesawat dan akomodasi. CEO menyadari pola perjalanan dinas Kepala Departemen tadi: berangkat ke Surabaya hari Jum’at dan kembali ke Jakarta hari Senin. Akhir pekan dihabiskan di Surabaya, baru kembali di hari kerja berikutnya.

CEO baru mendapat informasi yang dikumpulkan Sekretarisnya di belakang layar. Kepala Departemen tadi dibesarkan di Surabaya, keluarga dan kedua orangtuanya tinggal di kota itu. Diduga Kepala Departemen menggunakan perjalanan dinas untuk mengunjungi keluarga disamping mengunjungi kantor cabang; diatur sedemikian rupa agar bisa menghabiskan akhir pekan bersama keluarganya. Biaya tiket perjalanan dengan pesawat kelas bisnis dan akomodasi hotel bintang lima ditanggung perusahaan. Bisa saja orang menganggap Kepala Departemen tadi menggunakan fasilitas kantor untuk kepentingan pribadi.

Kepala Departemen posisi yang tinggi di perusahaan, satu tingkat di bawah CEO. CEO memutuskan tak mengusut lebih lanjut walau ada pola perjalanan dinas yang tak wajar, dilakukan salah seorang Kepala Departemennya. Ia hanya tidak memberikan persetujuan pada permohonan perjalanan dinas berikutnya yang diajukan Kepala Departemen tersebut, khusus untuk kunjungan dinas ke kantor cabang Surabaya. Sebagai gantinya, CEO meminta bawahan langsung Kepala Departemen tadi yang ditugaskan mengunjungi kantor cabang Surabaya jika memang diperlukan.

Peraturan ditetapkan perusahaan untuk memberi kejelasan dan arahan. Peraturan selalu disertai prosedur sehingga memberi gambaran pelaksanaan dari peraturan itu. Suka atau tidak suka, karyawan yang bekerja di perusahaan, wajib mengikuti aturan perusahaan tersebut.

Demikian pula dalam kehidupan di luar perusahaan, selalu ada peraturan yang harus diikuti, baik tertulis maupun tidak tertulis. Ada yang mengatakan, disiplin diri membuat seseorang mampu mengikuti peraturan. Disiplin diri dibentuk melalui kebiasaan-kebiasaan dari sejak kecil hingga seseorang mampu bertanggung jawab atas tindakannya, termasuk mengikuti peraturan yang ada.