Proses tanya jawab terstruktur terjadi dalam wawancara. Sejumlah pertanyaan diajukan pewawancara, dan jawaban diberikan oleh orang yang diwawancara.

Wawancara dilakukan guna mendapatkan informasi yang dibutuhkan dari orang yang diwawancara. Biasanya dilakukan dalam konteks seleksi karyawan, tugas jurnalisme, tugas penelitian, atau pengumpulan informasi saat penerimaan atau pendaftaran kegiatan tertentu.

Wawancara Pekerjaan

Wawancara dalam seleksi pekerjaan digunakan sebagai alat untuk menggali informasi tentang kompetensi kandidat yang dipertimbangkan untuk mengisi posisi yang lowong dalam perusahaan.

Tes tertulis mungkin saja dilakukan sebelum berlanjut ke proses wawancara. Beberapa perusahaan menerapkan proses asesmen sebagai pelengkap, guna mengukur potensi kandidat. Biasanya asesmen dilakukan oleh pihak ketiga, penyedia jasa asesmen yang dianggap memiliki keahlian di bidang itu. Kandidat yang lulus asesmen yang kemudian diberi kesempatan wawancara.

Karyawan pemula biasanya merasa gugup menghadapi wawancara, kurang percaya diri karena pengalaman kerja yang kurang atau belum ada, serta keinginan kuat untuk mendapatkan pekerjaan di perusahaan tersebut. Mereka menyadari, nasib kelanjutan lamaran pekerjaan ada di tangan pewawancara.

Wawancara pekerjaan bisa dilakukan oleh seorang pewawancara, atau beberapa pewawancara sekaligus (panel interview). Panel interview memiliki manfaat tersendiri: efisiensi waktu, keputusan bisa segera diambil usai wawancara bersama, kesempatan mengkaji ulang hasil penilaian masing-masing pewawancara, saling melengkapi penilaian terutama jika pewawancara berasal dari bagian atau bidang yang berbeda-beda.

Pertanyaan

Setiap pelamar pekerjaan mempunyai pengalaman masing-masing dalam menjalani proses wawancara. Dalam dinamika wawancara, kandidat tak hanya wajib menjawab pertanyaan yang diajukan pewawancara. Mereka juga berkesempatan mengobservasi pewawancara, bahkan tak jarang ‘menilai’ pertanyaan yang diajukan pewawancara.

Seorang kandidat merasa bingung menjawab pertanyaan yang diajukan pewawancara: bagaimana ia melihat dirinya dua puluh tahun kemudian? Dua puluh tahun jangka waktu yang sangat lama. Berbagai perubahan bisa terjadi dalam masa dua puluh tahun. Lihat saja kemajuan teknologi yang telah mengubah berbagai proses, pola hidup, model bisnis, dan perubahan lainnya. Kandidat tadi menganggap pertanyaan tersebut kurang tepat sasaran.

Seorang pewawancara bagian penjualan selalu mengajukan pertanyaan berikut kepada kandidat yang diwawancara: jika Anda pergi berlibur, Anda memilih berlibur ke pantai atau ke gunung? Pertanyaan itu kunci dari keberhasilan kandidat di mata pewawancara tadi. Kandidat tak lolos wawancara jika menjawab senang berlibur ke pantai, karena pantai dianggap tempat orang yang ingin santai, tak mau bekerja keras. Sementara kandidat yang memilih berlibur ke gunung, dianggap suka tantangan, akan siap bekerja keras. Kandidat yang diwawancara cenderung menganggap pertanyaan tentang liburan ke pantai atau ke gunung kurang relevan, tak berhubungan dengan kualifikasi pekerjaan yang sedang dibicarakan.

Seorang kandidat diminta mengisi formulir sebelum menjalani proses wawancara. Dalam formulir itu tertera pertanyaan tentang kegiatan yang dilakukan pelamar pekerjaan di waktu senggang. Kandidat tersebut menulis ‘kegiatan paduan suara’. Wawancara berjalan lancar ketika fokus pertanyaan menggali kompetensi kandidat tadi. Namun kandidat merasa ada yang salah ketika pewawancara membaca bagian kegiatan di waktu senggang. “Hobi paduan suara ya?” pewawancara berkata dengan wajah dingin, bahasa tubuhnya menunjukkan ketidaknyamanan. Kandidat tadi langsung mengetahui, tak ada proses selanjutnya baginya. Kegiatan paduan suara mungkin dianggap pewawancara sebagai kegiatan membuang-buang waktu.

Seorang kandidat menghadapi wawancara dengan tiga orang pewawancara sekaligus (panel interview) di sebuah bank. Proses wawancara itu untuk mengisi posisi di bagian custody, sesuai dengan pengalaman kerja sang kandidat. Proses wawancara berjalan lancar, pewawancara mengajukan pertanyaan tentang sistem teknologi yang digunakan  dalam pengelolaan bagian custody di tempat bekerja kandidat, dan hal-hal teknis lainnya yang cukup detail. Terlihat pewawancara sangat berminat mendapatkan informasi tersebut, tanpa terasa wawancara berlangsung hingga satu setengah jam lamanya. Kandidat pulang dengan rasa nyaman, pembicaraan seru saat wawancara membuatnya berpikir ia mempunyai peluang besar mengisi posisi lowong di bank tadi. Waktu berlalu, tak ada kelanjutan kabar wawancara tersebut. Akhirnya kandidat itu menyadari, panel interview selama satu setengah jam hanya memberi keuntungan pada pihak pewawancara. Mereka mendapat informasi tentang sistem dan praktik bank pesaing, tapi tak memberi kabar hasil wawancara pada kandidat.

Dress for Success

Wawancara pekerjaan memang bertujuan untuk mengetahui lebih jauh tentang kompetensi dan kecocokan kandidat dengan pekerjaan yang lowong. Namun, bagaimana kandidat itu menampilkan dirinya, sama pentingnya dengan bagaimana kandidat itu menjelaskan kompetensinya. Karena itu kandidat perlu memilih busana yang dipakai dan menata rambut saat wawancara.

Biasanya kandidat mengenakan celana panjang dan baju lengan panjang saat wawancara, sebagian memilih mengenakan jas agar terlihat profesional. Sebagian kandidat perempuan memilih mengenakan rok dengan baju lengan panjang, menunjukkan sifat femininnya. Ada juga kandidat yang muncul mengenakan batik berlengan panjang. Tak ada yang salah mengenakan batik saat wawancara kerja, sepanjang batik yang dikenakan bermotif ‘netral’ dan terkesan formal, tidak mencolok karena pola atau warnanya.

Kandidat dianjurkan tak memakai celana jeans saat wawancara. Jeans mengurangi kesan formal, dan bagi sebagian orang dianggap kurang profesional. Mengenakan jeans saat wawancara di industri kreatif mungkin bisa dilakukan, atau setidaknya mengenakan busana bisnis yang kasual (business casual).

Menunggu

Seorang kandidat telah menunggu di ruang tunggu selama satu jam. Pewawancara, salah seorang Direktur di perusahaan yang dilamar kandidat tersebut, sedang tidak berada di tempat; demikian informasi yang diberikan sekretaris Direktur tersebut.

Beberapa menit kemudian, kandidat itu melihat pewawancara, sang Direktur, melintas menuju ruangannya. Kandidat berpikir, tak lama lagi ia akan dipanggil masuk untuk wawancara. Namun, hingga dua puluh lima menit kemudian, wawancara belum juga dimulai.

Situasi itu membuat kandidat merasa kehadirannya tidak penting. Tak ada permohonan maaf atas keterlambatan wawancara, kandidat dibiarkan menunggu hingga waktu yang tepat bagi pewawancara.

Kandidat itu memutuskan meninggalkan ruang tunggu, tak mau melanjutkan proses wawancara. Ia beranggapan, jika Direktur perusahaan kurang menghargai waktu kandidat, perusahaan juga mungkin melakukan hal yang sama terhadap karyawan.

Walau pemikiran kandidat tadi cenderung menggeneralisasi atau menyamaratakan, namun perilaku pimpinan perusahaan sering dianggap sebagai cerminan perusahaan itu sendiri.

Saling Menghargai

Wawancara merupakan proses seleksi yang melibatkan dua pihak: perusahaan dan kandidat. Mungkin ada yang beranggapan, wawancara lebih dibutuhkan kandidat, karena mereka yang berusaha diterima menjadi karyawan perusahaan. Namun sebenarnya kedua pihak saling membutuhkan. Perusahaan membutuhkan kandidat, wawancara diadakan guna mendapatkan kandidat terbaik.

Kebutuhan kedua belah pihak itu membuat bukan hanya kandidat yang perlu menyiapkan diri sebelum wawancara. Pewawancara juga perlu melakukan hal-hal di bawah ini:

• Persiapan – membaca curriculum vitae (CV) kandidat sebelum melakukan wawancara. Kandidat akan terkesan dengan profesionalisme pewawancara apabila pewawancara mengetahui latar belakang kandidat sesuai informasi yang tertera di CV. Kandidat akan tahu jika pewawancara belum membaca atau mempelajari CVnya di saat wawancara berlangsung.
• Memperkenalkan diri – kandidat perlu mengetahui nama dan jabatan pewawancara, seperti halnya pewawancara mengetahui nama kandidat serta riwayat pekerjaan dan pendidikannya.
• Pertanyaan – fokus dari wawancara adalah kompetensi kandidat. Karena itu pertanyaan yang diajukan seyogianya fokus pada hal-hal yang berkaitan dengan kompetensi, bukan ‘menghakimi’ kandidat karena prefensi tempat liburan, atau hobi, atau kegiatan di waktu senggang, atau hal-hal lainnya yang bersifat subyektif.
• Perhatian penuh – pewawancara perlu mendengarkan penjelasan kandidat dengan perhatian penuh. Jangan sampai membaca pesan di telepon genggam saat wawancara, atau kerap melirik pada telepon genggam ketika terdengar nada pesan masuk, atau menguap berkali-kali saat wawancara berlangsung. Kandidat akan menyadari pewawancara kehilangan konsentrasi ketika pewawancara mengajukan pertanyaan yang sudah dijelaskan kandidat, atau ketika pertanyaan pewawancara lepas dari konteks.
• Jangan membiarkan kandidat menunggu lama. Mulailah wawancara di waktu yang sesuai dengan jadwal yang tertera dalam undangan wawancara.
• Terima kasih – pewawancara perlu berterima kasih atas kehadiran kandidat saat wawancara berakhir. Kandidat telah menyediakan waktu untuk wawancara, mempersiapkan diri sedemikian rupa, dan menjelaskan pengalaman kerjanya. Ungkapan terima kasih secara tidak langsung menempatkan kandidat pada posisi yang sama tinggi dengan perusahaan: kandidat tersebut memiliki kompetensi yang membuat ia diundang wawancara, sementara perusahaan perlu mendapatkan kandidat terbaik untuk posisi lowong di dalam organisasi.