Komunikasi merupakan salah satu kemampuan yang perlu dimiliki para pemimpin. Semakin tinggi jabatan seseorang, semakin ia dituntut melakukan komunikasi yang efektif. Komunikasi efektif terjadi ketika pemberi pesan menyampaikan pesan dengan jelas, pesan itu diterima dan dimengerti oleh penerima sesuai dengan tujuan penyampaian pesan. Dengan kata lain, pengirim pesan dan penerima pesan memahami inti pesan dalam konteks yang sama.

Dari Nett Menjadi Gross

Mengubah sesuatu hal yang berdampak pada orang banyak bukanlah hal gampang. Apalagi jika perubahan itu menyangkut kesejahteraan karyawan. Kecurigaan biasanya muncul jika perusahaan melakukan perubahan terhadap elemen pendapatan karyawan. Pikiran yang muncul: perusahaan mau menghemat, atau perusahaan sedang cost cutting, dan prasangka lainnya.

Di suatu perusahaan, gaji dan tunjangan karyawan dibayarkan dalam bentuk nett (penghasilan bersih), perusahaan yang bertanggung jawab mengurus pembayaran pajak atau potongan lainnya.

Di suatu waktu, perusahaan itu memutuskan untuk membayar gaji dan tunjangan karyawan dalam bentuk gross. Hal ini selaras dengan praktik perusahaan pada umumnya.

Persiapan matang harus dilakukan. Setelah melakukan pekerjaan rumah yang menyangkut hal-hal teknis, perusahaan pun menyusun program komunikasi kepada karyawan, agar pesan yang disampaikan dapat dimengerti, tidak menimbulkan salah pengertian, tak ada perubahan dari inti pesan yang dapat menimbulkan konflik.

Inti dari komunikasi kepada karyawan mencakup alasan dan tujuan perusahaan melakukan perubahan tersebut:

• Pembayaran penghasilan dalam gross akan memberi gambaran jelas tentang total kompensasi yang diterima karyawan sebelum dipotong pajak dan kontribusi lainnya. Karyawan jadi bisa lebih memahami nilai keseluruhan dari pekerjaan mereka.
• Membayar penghasilan karyawan dalam bentuk gross akan memudahkan perhitungan dan pelaporan pajak, serta memastikan bahwa semua potongan yang dilakukan benar dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
• Perusahaan akan lebih mudah membuat dan mengelola anggaran dengan membayar penghasilan karyawan dalam gross.
• Praktik perusahaan lainnya yang pada umumnya membayar karyawan dalam bentuk gross, mendukung inisiatif perusahaan melakukan perubahan ini. Perusahaan menjadi dimudahkan dalam proses perekrutan karyawan dari luar perusahaan, khususnya dalam negosiasi gaji dan tunjangan kesejahteraan.
• Penghitungan perubahan penghasilan karyawan dari nett ke gross dilakukan oleh pihak ketiga yang masuk dalam lima besar firma konsultan akuntansi terbesar di dunia (The Big Five Consulting Firms). Hasil penghitungan dapat dipercaya, konsultan yang ditunjuk itu tak mempunyai kepentingan dalam perubahan yang dilakukan.
• Penghitungan yang dilakukan konsultan menekankan fairness bagi karyawan. Tidak ada pengurangan penghasilan setelah menjadi gross. Disertakan simulasi penghitungan untuk menjelaskan bagaimana perubahan nett menjadi gross tak mengusik penghasilan nett yang dinikmati karyawan saat itu.

Komunikasi dilakukan oleh Departemen Sumber Daya Manusia (SDM) secara tatap muka, demi menampung dan menangani pertanyaan yang diajukan karyawan secara langsung. Beberapa sesi komunikasi dengan tanggal dan waktu yang berbeda dilakukan. Karyawan menjadi leluasa memilih waktu sesi penjelasan yang paling tepat dengan jadwal kegiatan mereka.

Program komunikasi yang disiapkan dengan matang di atas berhasil menggapai setiap karyawan dalam organisasi. Mereka mengerti, memahami, dan menyetujui perubahan pembayaran penghasilan dari nett menjadi gross. Yang lebih penting lagi, karyawan menilai komunikasi tentang perubahan tersebut dilakukan secara terbuka (transparent).

HR Information System

HR information system (HRIS) atau sistem informasi sumber daya manusia di suatu perusahaan akan diluncurkan. Merupakan suatu perubahan dalam organisasi, yang berdampak pada seluruh karyawan, tak hanya pada tim SDM.

Persiapan harus dilakukan guna memastikan kesuksesan peluncuran HRIS. Setelah menyelesaikan hal-hal teknis, termasuk User Acceptance Test (UAT) dan memberi pelatihan kepada para pemimpin, manajer dan supervisor yang perlu melakukan transaksi proses SDM melalui sistem; program komunikasi disiapkan untuk menggapai seluruh karyawan dalam organisasi.

Komunikasi kepada karyawan itu dilakukan melalui surel (email), mengumumkan kehadiran HRIS:

• Menjelaskan tujuan dan manfaat menggunakan HRIS dalam mengelola data kepegawaian.
• Waktu (timeline) peluncuran HRIS.
• Peran supervisor, manajer, pemimpin lainnya dalam mengelola data karyawannya, guna memastikan data yang ada dalam sistem adalah data terkini. Kelalaian dalam melakukan transaksi dalam sistem dapat menyebabkan keterlambatan, seperti misalnya keterlambatan promosi anak buah, keterlambatan kenaikan gaji, keterlambatan pembayaran insentif, dan lain-lain.
• Peran setiap karyawan untuk memastikan data diri terkini dalam HRIS. Kelalaian dalam melakukan pengkinian data diri dapat menyebabkan kesalahan pembayaran penghasilan (tunjangan), seperti misalnya perubahan status dari single menjadi menikah, perubahan status dari menikah tanpa anak menjadi memiliki satu anak, dan lain-lain.
• Tersedia tutorial elektronik untuk memandu karyawan mengisi data pribadi dalam HRIS. Bagi karyawan yang tetap membutuhkan panduan secara langsung, disediakan computer booth di ruang Departemen SDM; seorang petugas SDM akan membantu memandu karyawan tersebut.
• Tersedia wadah untuk menyampaikan feedback tentang HRIS kepada Departemen SDM guna meningkatkan efektivitas sistem itu.
• Guna mendorong karyawan mengisi data pribadi setelah peluncuran HRIS, Departemen SDM menyediakan hadiah bagi tiga ratus pengisi pertama data pribadi terlengkap di HRIS. Kelengkapan dan keabsahan data ketiga ratus karyawan yang mendapat hadiah itu tentunya telah divalidasi oleh tim SDM. Nama mereka ditampilkan dalam pengumuman melalui surel, membuat setiap pemenang itu merasa dihargai atas kontribusi mereka menyukseskan peluncuran HRIS.
• Kompetisi antar departemen dilakukan. Departemen yang karyawannya paling cepat melengkapi data pribadi diumumkan melalui surel dan mendapat hadiah.

Program komunikasi yang disiapkan dengan matang di atas berhasil mendorong karyawan mengisi data pribadi dalam HRIS, dan memastikan kekinian data mereka. Para supervisor, manajer, dan pemimpin lainnya pun melakukan tugas mereka dalam melakukan transaksi yang menyangkut karyawannya dalam HRIS. Penggunaan HRIS menjadi sesuatu yang ‘biasa’, tak membebani atau menghabiskan waktu siapa pun dalam perusahaan.

Kegagalan Komunikasi

Kemampuan komunikasi sangat penting dengan semakin meningkatnya jabatan seseorang, apalagi pemimpin yang duduk di level Chief. Mereka perlu berkomunikasi dengan efektif di dalam organisasi maupun kepada pihak eksternal.

Carol Bartz diangkat menjadi Chief Executive Officer (CEO) perusahaan Yahoo bulan Januari 2009. Perusahaan itu sedang bermasalah: kinerja keuangan menurun, saham perusahan turun, talent andalan mengundurkan diri dari perusahaan. CEO baru, Carol Bartz, diharapkan dapat mengangkat kinerja Yahoo dan menjadi lebih kompetitif.

Carol Bartz dikenal memiliki gaya berkomunikasi yang tajam dan tak jarang kasar. Ia tak segan mengeluarkan kritik tentang manajamen Yahoo dalam pernyataan publik. Hal ini menyebabkan ketegangan internal, membuat kerja sama dalam organisasi terpecah belah.

Keputusannya yang tak bisa diduga membuat karyawan merasa tidak nyaman. Apalagi Carol Bartz terang-terangan menyatakan akan memecat karyawan yang dianggapnya tak memenuhi standar. Moral karyawan pun turun, beramai-ramai mencari pekerjaan di perusahaan lain.

Iklim kerja yang tak sehat dan kinerja perusahaan yang tak kunjung membaik, membuat Carol Bartz diberhentikan sebagai CEO perusahaan Yahoo pada bulan September 2011. Banyak yang beranggapan, kegagalan Carol Bartz terletak pada gaya kepemimpinan dan komunikasi yang tidak efektif.

Seorang karyawan yang memiliki kemampuan komunikasi yang efektif memberi kesan seorang yang profesional. Ia lebih mudah mendapat tanggapan dari pihak yang berkepentingan. Kemampuan komunikasi yang baik itu juga membantu karyawan membina hubungan dan berkolaborasi dengan rekan kerja dan para pimpinan. Ia jadi bisa mengontrol alur pekerjaan dan menyelesaikan tanggung jawab tugas dengan baik.

Pemimpin yang memiliki kemampuan komunikasi yang efektif akan mampu menyampaikan visi dan misi perusahaan dengan jelas. Situasi ini memudahkan manajemen dan karyawan menyelaraskan diri dengan tujuan yang harus dicapai perusahaan. Tak jarang manajemen dan karyawan termotivasi bekerja sama akibat gaya komunikasi yang dikembangkan pemimpin dalam organisasi.

Komunikasi yang efektif dalam dunia kerja mempermudah penyelesaian masalah dalam organisasi, menghindari konflik, menggerakkan perubahan, menguatkan keeratan karyawan dengan perusahaan, menggalakkan kerja sama, mempercepat pengambilan keputusan, dan memperlancar hubungan antar departemen.