Telepon genggam berbunyi “ting”, menandakan ada pesan yang masuk di media WhatsApp. Zharly, mantan anak buah, salah seorang anggota tim SDM di perusahaan tempat saya bekerja dulu, mengirim foto HR Away Day di Bangkok. Foto yang dikirim Zharly menggugah kenangan akan saat di mana tim meninggalkan rutinitas kantor sejenak, menikmati kebersamaan dalam HR Away Day. Kegiatan itu sudah beberapa tahun yang lalu, namun keeratan yang ditimbulkannya masih melekat hingga sekarang. Betul adanya, pergi bersama-sama dalam satu tim berhasil meningkatkan kekompakan tim.

Isi Ulang

Kegiatan department outing di perusahaan itu dinamakan Away Day, hari dimana seluruh karyawan departemen bersama-sama “menjauh dari kantor” sekali dalam setahun, tidak berada di kantor di satu hari kerja (biasanya Jum’at, digabung dengan akhir pekan Sabtu/Minggu).

Di beberapa perusahaan lain, outing dilakukan secara korporasi, melibatkan seluruh karyawan, tidak dibagi per departemen. Karena itu kegiatan outing korporasi tersebut hanya dilakukan pada hari Sabtu atau Minggu untuk memungkinkan kehadiran seluruh karyawan, tak mengganggu operasi perusahaan di hari kerja.

Outing merupakan salah satu kegiatan perusahaan untuk meningkatkan employee engagement. Kegiatan ini membuat karyawan bisa melupakan pekerjaan kantor sejenak, bepergian bersama rekan kerja ke suatu destinasi yang sudah ditentukan. Acap kali ada permainan kelompok (team games) yang diselipkan dalam agenda outing, yang membuat karyawan bekerja sama di luar konteks pekerjaan. Permainan kelompok ini biasanya menyenangkan, menyegarkan, menjadi alat isi ulang energi karyawan. Komunikasi yang agak terkendala karena berbagai situasi di kantor, bisa mencair melalui kegiatan outing. Karyawan menjadi lebih dekat dan akrab, suasana outing membuat pegawai “lepas” dan menikmati perjalanan bersama.

Kegiatan outing dibiayai perusahaan. Karena itu ada yang mengatakan bahwa outing merupakan bentuk penghargaan perusahaan pada karyawan. Diharapkan kegiatan itu berdampak lebih jauh, membuat karyawan betah bekerja di perusahaan.

Serius? Jawa Barat?

Kegiatan Away Day di perusahaan tempat saya bekerja itu dilakukan secara departemen. Korporasi menetapkan biaya per karyawan, masing-masing departemen mengatur sendiri kapan, di mana, dan apa saja agenda Away Day.

Di tahun saya bergabung, ada peraturan tak tertulis, Department Away Day hanya boleh dilakukan di area Jawa Barat, dan dalam radius tertentu dari kantor. Akibatnya ada keterbatasan dalam memilih destinasi Away Day. Umumnya departemen pergi outing ke Bandung, atau kebun teh yang masih dalam radius yang diperbolehkan.

Tak heran Bandung menjadi destinasi HR Away Day di tahun pertama saya bergabung. Permainan (games) dan kunjungan ke factory outlet menjadi agenda yang sepertinya sudah beberapa kali dilakukan.

Mayoritas anggota tim Departemen SDM saat itu milenial. Generasi yang melek teknologi, senang bepergian mengunjungi tempat-tempat baru, berpikiran terbuka, dan mungkin mudah bosan. Mau tak mau bayangan tentang Away Day di tahun-tahun berikutnya muncul di kepala saya. Jika Away Day hanya berkisar di radius tertentu di Jawa Barat, akan ada saatnya anggota tim nanti tak tertarik ikut, dan mengajukan alasan menghindari kegiatan itu. Apalagi Away Day dilakukan hari Jum’at dan Sabtu/Minggu (mengambil hari libur, hari keluarga).

Keuntungan dan Kesempatan

Pertanyaan saya tentang mengapa outing harus di Jawa Barat saja, segera memancing anggota tim SDM bersuara, mengungkapkan keinginan mereka yang sebenarnya. Mereka bersemangat mendorong saya untuk melakukan perubahan.

Perubahan praktik yang berlaku membutuhkan keputusan di tingkat tinggi perusahaan. Saya menghadap CEO. Gambaran tentang manfaat outing, kebutuhan mendengar aspirasi karyawan, dan manfaat memberi kesempatan pada karyawan untuk mengeksplorasi tempat-tempat yang mereka minati, berujung pada persetujuan CEO untuk mengizinkan destinasi Away Day tanpa batas. Selama biaya yang dikeluarkan perusahaan tidak bertambah, selama ada Person In Charge yang bisa dihubungi setiap saat untuk hal-hal emergency, maka departemen diberi kebebasan memilih destinasi Away Day.

Pengumuman tentang perubahan itu dikirim melalui surel ke seluruh departemen. Pengumuman disambut hangat. Ternyata karyawan memang ingin diberi kebebasan memilih. Sudah selayaknya manajemen mendengar aspirasi karyawan agar tepat mengenai sasaran, yaitu employee engagement.

Bijak Dalam Keuangan

Perubahan membuat tim SDM mulai berembuk mencari destinasi HR Away Day tahun berikutnya. Timbul kehebohan tersendiri, suara-suara yang mengajukan beberapa opsi destinasi. Karena itu jurus mempengaruhi, influencing skill, pun berlaku. Beberapa orang berusaha mempengaruhi anggota tim lainnya karena voting diberlakukan, suara terbanyak menentukan destinasi Away Day. Kehangatan dalam departemen terasa meningkat, terjadi proses yang fun dalam mencapai mufakat. Walau semua anggota tim sudah pernah ke Bali secara pribadi, ternyata voting untuk Bali mengalahkan tempat-tempat menarik lainnya di tanah air.

Outing ke Bali membutuhkan biaya lebih besar. Dana dari perusahaan tidak akan cukup. Bagaimana menyiasatinya? Mulailah perencanaan keuangan. Sistem subsidi silang diberlakukan. Karyawan yang lebih tinggi pangkatnya memberi kontribusi biaya untuk level bawah. Karyawan level tertentu disepakati untuk tidak berkontribusi, mereka lah yang disubsidi.

Koordinator Away Day yang telah dipilih menyusun detail agenda outing, mulai dari transportasi, akomodasi, tempat wisata yang dikunjungi, kebutuhan makan dan minum, kegiatan team bonding, dan menghitung biaya keseluruhan. Biaya ini menjadi dasar pembuatan anggaran outing, berapa dana yang harus ditambahkan di atas dana perusahaan. Dana tambahan itu lah yang dibagi pada karyawan berdasarkan tingkat jabatan di departemen. Kebijakan ini ditanggapi positif, karyawan di tingkat lebih tinggi telah diajak berdiskusi, sehingga semua menyadari bahwa kebersamaan membutuhkan kontribusi. Saya sebagai pimpinan Departemen SDM memberi contoh, memberi subsidi terbesar.

Cara ampuh lainnya, diberlakukan sistem mencicil (installment) guna menghindari beban subsidi jika dibayar sekaligus. Cicilan dilakukan setiap akhir bulan, setelah tanggal gajian. Perencanaan Away Day dengan sendirinya harus dilakukan jauh-jauh hari, setahun sebelumnya, agar cicilan per bulan tidak terlalu besar jumlahnya. Pepatah sedikit-sedikit lama-lama menjadi bukit dipakai sebagai filosofi mencicil kontribusi keuangan.

Koordinator Away Day berganti setiap tahun, ditetapkan oleh pimpinan SDM. Tugas dan tanggung jawab sebagai Koordinator Away Day memberi kesempatan belajar berbagai hal: membuat anggaran, berkomunikasi dalam bahasa yang mudah dimengerti tim, membangun excitement menuju hari H, menjadi “pemimpin” tim yang memperhatikan detail, melatih kesabaran menangani permintaan yang muncul tiba-tiba termasuk di hari H, dan lain-lain. Pegawai yang terpilih sebagai Koordinator Away Day merasa mendapat kehormatan, dianggap mempunyai kapabilitas memimpin rekan kerja.

Departemen SDM juga beruntung memiliki Retno, anggota tim yang paling memperhatikan sesama anggota tim. Ia berperan sebagai “Ibu Kos” dalam setiap kegiatan HR Away Day, memastikan obat-obatan dibawa dalam perjalanan, minuman dan makanan ringan tersedia, dan semua tim SDM bangun pagi agar tak ada yang terlambat berangkat ke bandara.

Tahu dan Mengalami

Walau semua anggota tim SDM pernah ke Bali, ternyata HR Away Day membuat sebagian di antaranya tak hanya sekadar tahu, tapi juga mengalami rafting di Sungai Ayung, Bali. Terjadi perlombaan seru, tim SDM yang telah dibagi dalam beberapa kelompok memacu dayung mereka, berusaha menjadi yang pertama mencapai titik final. Tubuh dan rambut basah tepercik air Sungai Ayung, mandi di kamar mandi sangat sederhana, makan siang dengan nasi boks sederhana, tak menjadi masalah. Semua senang, dan menjadi kenangan ketika tim kembali ke rutinitas di kantor.

Pengalaman menyenangkan HR Away Day di Bali membuat tim SDM bertanya: kenapa kita tidak melangkah lebih jauh? Melewati batas negara? Tim SDM menjadi semakin kompak, membangun tekad bersama. Singapura menjadi destinasi berikutnya, terpilih dengan suara bulat. Bagi beberapa orang, HR Away Day itu membuat mereka tak sekadar hanya tahu Singapura, mereka menjadi mengalami, bisa menginjakkan kaki di negeri singa.

Hal yang sama terjadi saat tim SDM memilih Bangkok sebagai destinasi HR Away Day. Tak lagi sekadar tahu Royal Grand Palace, Sungai Chao Praya, pasar apung di Bangkok, dan beberapa tempat menarik lainnya. Mereka mengalami, berada di sana bersama rekan kerja.

Tak Bisa Dihapus

Sekali-sekali mantan anak buah, anggota tim SDM, mengirim foto berbagai kegiatan tim saat masih bersama di perusahaan itu. Hal ini adalah dampak jauh dari HR Away Day dan berbagai kegiatan employee engagement lainnya. Kegiatan yang dilakukan dengan keputusan bersama, sesuai keinginan bersama, membangun rasa memiliki (sense of belonging).

Sampai sekarang saya masih tersentuh melihat kebersamaan dalam foto-foto yang dikirimkan anggota tim saya dulu. Kebersamaan yang tak bisa dihapus. Employee engagement tak berakhir hanya di situ saja, di masa karyawan berada dalam organisasi yang sama. Employee engagement masih ada walau sudah tak bersama lagi.