Beberapa perusahaan mengadakan survei keterikatan karyawan (employee engagement survey) secara berkala. Survei itu bertujuan untuk mengukur sejauh mana karyawan terlibat, bersemangat, dan terhubung dengan pekerjaan mereka dan organisasi secara keseluruhan. Hasil survei menjadi masukan bagi manajemen: bagaimana kekuatan aspek yang diukur, kelemahannya, serta area untuk perbaikan dalam budaya perusahaan dan lingkungan kerja di perusahaan itu.
Pihak Ketiga
Karyawan perlu didorong untuk berpartisipasi dalam employee engagement survey, agar perusahaan bisa menampung suara karyawan sebanyak mungkin. Kepesertaan karyawan dalam survei itu menunjukkan antuasiasme mereka dalam memberi masukan pada manajemen perusahaan. Lebih jauh lagi, kepesertaan karyawan dalam survei menunjukkan kepercayaan karyawan terhadap manajemen: manajemen akan melakukan tindak lanjut terhadap masukan yang diberikan.
Employee engagement survey bersifat rahasia. Perlu dihindari situasi ‘sakit hati’ akibat masukan yang disampaikan karyawan, yang tak sesuai dengan harapan. Karena itu survei dilakukan secara anonim, peserta survei tidak diminta mengisi nama, jabatan, tanggal lahir, alamat, dan informasi pribadi lainnya. Survei anonim akan memberi rasa nyaman bagi karyawan, ia leluasa menyampaikan tanggapan yang jujur tanpa takut akan konsekuensi negatif.
Karyawan akan meragukan kerahasiaan survei jika survei dikelola salah satu departemen di dalam perusahaan. Kepercayaan karyawan terhadap employee engagement survey bisa dibangun dengan penunjukan pihak ketiga sebagai penyedia dan pengelola kuesioner survei yang dibagikan kepada karyawan. Pihak ketiga dianggap sebagai pihak netral, yang akan menjaga kerahasiaan masukan dari individu karyawan. Pihak ketiga yang ditunjuk juga memiliki kredibilitas, berpengalaman mengelola survei sedemikian, dan memiliki metode dan alat ukur yang telah diuji keabsahannya.
Kuesioner dalam employee engagement survey pada umumnya mencakup kepuasan kerja, dinamika organisasi, kerja sama (teamwork), budaya perusahaan, komunikasi, dukungan manajemen, kesempatan karyawan berkembang, kesejahteraan karyawan, penghargaan karyawan, keseimbangan kerja (work-life balance), dan lain-lain.
Komunikasi
Hasil employee engagement survey secara keseluruhan menggambarkan dinamika keterikatan karyawan dengan perusahaan. Hasil organisasi itu biasanya dipilah-pilah lagi berdasarkan hasil per departemen. Bisa terlihat bagaimana tingkat keterikatan karyawan di setiap departemen, mulai dari hasil tertinggi hingga hasil terendah.
Hasil employee engagement survey perlu dikomunikasikan kepada karyawan. Keterbukaan manajemen menampilkan hasil survei pasti dihargai karyawan. Apalagi jika diberi kesempatan bertanya dalam sesi komunikasi. Perusahaan bisa melakukannya melalui meeting karyawan (employee townhall). Idealnya, Chief Executive Officer (CEO) sebagai pemimpin tertinggi dalam organisasi yang memaparkan hasil survei secara keseluruhan (organizational survey result). Hal itu bisa menggambarkan kepedulian atau ownership CEO akan masukan karyawan terhadap perbaikan organisasi.
Beberapa perusahaan tak hanya menampilkan hasil employee engagement survey secara keseluruhan dalam employee townhall, hasil survei per departemen juga ditampilkan. Hal ini dilakukan untuk mendorong peningkatan lingkungan kerja di departemen masing-masing; diperlukan kerja sama antara pimpinan departemen dan para karyawannya dalam membangun lingkungan kerja yang sehat.
Tindak Lanjut
Hasil survei yang telah dikomunikasikan perlu ditindaklanjuti. Biasanya Departemen Sumber Daya Manusia (SDM) membantu memfasilitasi proses itu, terutama bagi departemen yang membutuhkan bantuan, dan bagi departemen yang mendapatkan hasil survei rendah.
Tindak lanjut hasil survei berupa rencana aksi (action plan), dalam bentuk kegiatan yang dianggap bisa meningkatkan keterlibatan karyawan. Tindak lanjut itu perlu difokuskan pada hal-hal paling mendasar dari hasil survei. Action plan yang dibuat perlu dibatasi, tidak terlalu banyak, agar terlaksana dan tak hanya menjadi sekadar action plan yang tertulis di atas kertas.
Departemen SDM biasanya menganjurkan agar pimpinan Departemen yang mengomunikasikan hasil survei departemen kepada karyawan. Namun, di saat pembuatan action plan, Departemen SDM menganjurkan agar hanya karyawan departemen tersebut yang hadir di dalam ruangan, demi menciptakan rasa nyaman. Karyawan biasanya merasa lebih bebas mengutarakan ide dan saran bagi perbaikan departemen ketika pimpinan tak berada di antara mereka.
Kesiapan Pemimpin
Employee engagement survey diadakan setiap dua tahun sekali di suatu perusahaan. Selama beberapa kali survei tersebut diadakan, hasil Departemen Pemasaran selalu berada di bagian paling bawah, skor penilaian karyawan di departemen itu paling rendah dibandingkan departemen lainnya.
Pada awalnya hasil survei Departemen Pemasaran yang kurang baik itu disimpan saja, tak ada tindak lanjut. Hingga di suatu saat, CEO perusahaan mengharuskan adanya tindak lanjut di setiap departemen.
Di hari yang telah ditentukan, pimpinan Departemen Pemasaran mengomunikasikan hasil survei departemen tersebut. Namun, di saat pembuatan action plan, pimpinan Departemen Pemasaran tetap berada di dalam ruangan. Ia berpendapat, diperlukan keterbukaan antara bawahan dan pimpinan dalam membangun lingkungan kerja departemen.
Keberadaan pimpinan departemen membuat beberapa karyawan tak berani berbicara secara terbuka. Saran yang diutarakan karyawan cenderung dibantah atau digagalkan pimpinan departemen tersebut. Alhasil action plan Departemen Pemasaran didominasi oleh pemikiran pimpinan departemen, bukan saran karyawan.
Employee Engagement Survey berikutnya menunjukkan hasil Departemen Pemasaran yang kurang lebih sama seperti dua tahun sebelumnya, tetap berada di urutan paling bawah dari keseluruhan departemen dalam organisasi. Action plan yang dibuat departemen itu tak berhasil mengangkat hasil survei departemen. Kemungkinan besar karena action plan itu hanya ‘dimiliki’ sang pimpinan departemen, bukan pemikiran karyawan departemen.
Tak semua pemimpin siap menghadapi hasil employee engagement survey departemen yang dipimpinnya. Hasil employee engagement survey yang kurang baik bisa menjadi hal sensitif bagi beberapa pemimpin bisnis.
Karyawan adalah pelaku yang melaksanakan seluruh strategi bisnis. Tanpa kesungguhan karyawan bekerja, perusahaan mungkin saja gagal mencapai target bisnis, atau tak memenuhi janji kepada pelanggan. Keterikatan karyawan dengan organisasinya memainkan peranan penting. Employee engagement survey menjadi alat yang dapat membantu organisasi untuk meningkatkan komitmen dan keterikatan karyawan. Patut mendengar apa yang dikatakan Doug Conant, ex CEO Campbell’s Soup dan ex Presiden Nabisco: to win in the marketplace, you must first win in the workplace.