Steven Covey, penulis ternama asal Amerika, memperkenalkan Time Management Matrix di dalam buku The Seven Habits of Highly Effective People. Matriks itu dibuat untuk membantu pembacanya memprioritaskan tugas atau pekerjaan berdasarkan pentingnya tugas itu, dan seberapa mendesaknya tugas itu harus dilakukan. Matriks menampilkan empat kuadraan: (1) Mendesak dan Penting, (2) Tidak Mendesak tapi Penting, (3) Mendesak tapi Tidak Penting, (4) Tidak Mendesak dan Tidak Penting.
Peluang Pasar
Pasar Indonesia menarik bagi suatu perusahaan finansial yang kantor pusatnya di Eropa. Jumlah penduduk serta usia produktif yang tinggi menjadi daya tarik, yang didukung oleh data penjualan perusahaan: jumlah customer di tanah air menjadi jumlah terbesar di benua Asia bagi perusahaan itu.
Peluang pasar yang besar membuat target penjualan yang ditetapkan kantor regional terhadap kantor cabang di Indonesia cukup tinggi. Rapat rutin manajemen level C setiap dua minggu pun dipenuhi dengan peninjauan hasil penjualan. Rapat manajemen level C itu biasanya berjalan sehari penuh diselingi waktu makan siang. Sebagian besar waktu rapat dihabiskan membahas tantangan dan kegiatan bagian penjualan. Chief Executive Officer (CEO) perusahaan terlihat memonitor data penjualan dengan cermat, menghabiskan banyak waktu membahas detail termasuk detail teknis lapangan.
Dinamika rapat rutin itu menunjukkan fokus dan minat pimpinan perusahaan. CEO tersebut berorientasi pada penjualan. Segala hal yang berhubungan dengan kebutuhan penjualan menjadi prioritas utama, masuk dalam kuadran penting dan mendesak.
Situasi sedemikian berdampak pada bidang lainnya. Ada beberapa pimpinan level C yang menganggap bidang yang dipimpinnya masuk dalam kuadran tidak penting, dan tidak mendesak. Untuk bisa menarik perhatian CEO, pimpinan yang bidangnya bukan menjadi fokus CEO, harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk memastikan hal-hal penting di bidangnya didengar dan dipenuhi.
Risiko Pasar
CEO di suatu perusahaan swasta cenderung berhati-hati dalam menetapkan arahan bisnis. Kehati-hatiannya membuat beberapa proposal produk baru tidak disetujui, membuat tim yang bekerja di bagian produk dan pemasaran merasa kerja mereka tersendat. CEO tersebut sering memberi gambaran tentang keadaan pasar negeri ini yang dilihat dari kacamata risiko. Beberapa pimpinan lainnya melihat kehati-hatian CEO itu berdampak pada kinerja bisnis, kesempatan mencuri peluang di pasar hilang, opportunity lost.
Daya saing perusahaan melemah, tak ada produk baru yang mengikuti perkembangan pasar maupun kebutuhan pelanggan. Perusahaan menjadi bertumpu pada produk yang ada, sementara perusahaan pesaing mengembangkan berbagai produk sejalan dengan kemudahan yang dimungkinkan oleh teknologi.
Rapat manajemen banyak diwarnai pembahasan tentang peraturan pemerintah, dan tindakan yang telah dilakukan perusahaan mematuhi peraturan tersebut. Disusul agenda tentang laporan internal dan eksternal yang harus dikeluarkan perusahaan. Terlihat unsur kepatuhan terhadap peraturan menjadi prioritas utama perusahaan, masuk dalam kuadran penting dan mendesak. Walau kepatuhan memang penting, namun daya saing perusahaan harus masuk dalam kuadran yang sama. Beberapa pimpinan pun mulai menganggap pemimpin mereka lebih cocok menduduki posisi sebagai Direktur Kepatuhan, bukan jabatan CEO.
Turun ke Lapangan
Pimpinan tinggi di suatu instansi yang membawahi kantor wilayah dan kantor cabang cenderung menghabiskan waktu kerjanya di kantor pusat. Kepala kantor wilayah dan kantor cabang datang menemuinya ke kantor pusat jika perlu bertemu dengan pimpinan mereka untuk berbagai urusan pekerjaan.
Pimpinan tinggi itu memanfaatkan teknologi dalam melakukan komunikasi dengan kantor wilayah dan kantor cabang. Zoom meeting sering dilakukan, baik dalam memberi pengarahan, maupun dalam membahas topik kemajuan proyek tertentu.
Situasi di atas membuat sang pemimpin bergantung sepenuhnya pada laporan kepala kantor wilayah dan laporan kepala kantor cabang tentang pelaksanaan tugas sehari-hari. Ia tak menyediakan waktu turun ke lapangan, mengunjungi kantor wilayah dan kantor cabang untuk melihat sendiri bagaimana pelaksanaan tugas di lapangan.
Pimpinan tinggi itu lebih banyak menghabiskan waktu membina hubungan dengan jajaran petinggi dalam instansi dan pihak eksternal yang dianggap mempunyai pengaruh. Membina hubungan dengan relasi itu menjadi penting dan mendesak, masuk dalam kuadran utama penggunaan waktunya.
Kemajuan teknologi memang sangat membantu. Siapa pun bisa dijangkau melalui saluran elektronik. Namun kebutuhan turun ke lapangan tetap diperlukan. Selalu ada kecenderungan memberi laporan bagus untuk menyenangkan pimpinan, sehingga pimpinan tak bisa bergantung sepenuhnya pada laporan kantor wilayah dan kantor cabang. Jangan menunggu hingga terjadi keluhan pelanggan karena ketidaksesuaian laporan dengan kenyataan di lapangan.
Turun ke lapangan selayaknya diagendakan dalam kegiatan rutin pimpinan itu, menjadi hal penting dalam manajemen waktu pimpinan.
Stephen Covey, penulis yang memperkenalkan Time Management Matrix, mengatakan, banyak pemimpin yang menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengurus hal-hal mendesak. Padahal hal-hal penting yang seharusnya menjadi fokus perhatian, para pemimpin dianjurkan menggunakan sebagian besar waktunya untuk hal-hal penting itu.