Organisasi apa saja tak luput dari rapat (meeting). Rapat diperlukan sebagai forum pertemuan, tempat berbagai orang yang berkepentingan berkumpul untuk membicarakan ide, membagi informasi penting, proyek yang sedang berjalan atau akan dijalankan, tantangan yang dihadapi, membuat keputusan, dan lain-lain. Rapat jajaran pimpinan organisasi biasanya dilakukan secara rutin. Selain untuk tujuan di atas, rapat rutin menjadi kewajiban yang biasanya diatur dalam kebijakan organisasi (good corporate governance).

Rapat Bertele-tele

Dalam buku berjudul Sudut Istana, Sukardi Rinakit, penulisnya, membagi cerita tentang rapat di Istana Negara. Dikatakan, Menteri yang memberi sambutan dalam rapat sering memberi sambutan pengantar yang bertele-tele, bisa sampai dua puluh atau tiga puluh menit. Ada pula kecenderungan Menteri datang ke Rapat Terbatas Kabinet dengan menguraikan permasalahan, bukan mengajukan opsi kebijakan dan program aksi yang harus dieksekusi. Bapak Presiden pun mengeluh, rapat kabinet bertele-tele, kurang efisien.

Di suatu perusahaan swasta, rapat para pimpinan dilakukan seminggu sekali. Rapat itu memakan waktu hingga setengah hari. Setiap pimpinan diminta membahas kemajuan kerja atau isu dan sinergi interdepartemen yang dibutuhkan. Namun, rapat menjadi kurang seimbang, ketika ada pimpinan yang mendominasi rapat secara rutin. Isu yang dikemukakan berhubungan dengan pihak otoritas, sesuai dengan bidang pimpinan tersebut. Pembahasan dibuat sedemikian rupa, sehingga isu tersebut menjadi penting sekali, lebih penting dari hal-hal lain dalam organisasi. Rapat pun menjadi bertele-tele, berdampak pada pimpinan lainnya. Mereka menjadi tak punya waktu membahas materi mereka, kerap terpaksa melakukan pembahasan secara terburu-buru, bahkan kadang-kadang terpaksa memberi info melalui surel karena waktu rapat sudah habis.

Follow Through

Di suatu perusahaan lokal, rapat pimpinan dilakukan secara rutin sekali dalam sebulan. Rapat berjalan dengan masukan-masukan yang baik, apa yang harus dilakukan menghadapi kendala di lapangan.

Namun, kendala atau isu yang sama kerap berulang. Mengapa hal ini terjadi? Jika ditelaah lebih dalam, notulen rapat tak pernah diedarkan untuk memperjelas rangkuman rapat yang membahas isu tadi. Bahkan ada yang mempertanyakan, apakah notulen rapat pernah dibuat untuk dokumentasi perusahaan? Jangan-jangan notulen rapat memang tak pernah ada…

Seyogianya hasil rapat didokumentasikan dan disetujui oleh semua peserta rapat yang hadir. Dalam notulen perlu diperjelas, item mana yang dianggap selesai, dan item mana yang perlu ditindaklanjuti untuk dibicarakan lagi progress-nya di rapat berikut. Jika rapat berjalan tanpa proses membahas tindak lanjut (follow through), kontrol terhadap proses kerja pun tak terlaksana. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat bisa menguap, sehingga kendala atau masalah yang sama akan terulang kembali.

Jam Karet dan Representasi

Di beberapa organisasi, keterlambatan memulai rapat lumrah terjadi, bukan sesuatu yang patut diperbaiki. Keterlambatan dimaklumi, karena yang terlambat di level pimpinan. Dalam beberapa situasi, keterlambatan bisa beberapa jam, sehingga banyak peserta yang kembali ke ruang masing-masing. Sekretaris rapat menjadi repot ketika akhirnya rapat akan dimulai, ia sibuk menghubungi peserta rapat masing-masing.

Secara etika, ketepatan waktu menghadiri rapat merupakan penghargaan terhadap peserta lainnya. Secara efisiensi, ketepatan waktu memungkinkan agenda rapat dibahas secara mendalam.

Dalam situasi lain, beberapa pimpinan mengirimkan representasi atau wakil dari divisinya atau departemennya ketika berhalangan hadir dalam rapat. Walau telah diwakilkan, acap kali kendala terjadi, karena wakil pimpinan tersebut tak berani mengambil keputusan, bahkan ada yang tak memahami materi yang dibicarakan. Sehingga kehadiran wakil tersebut hanya simbol hadir divisi atau departemen, duduk mendengarkan, tak mampu berkontribusi dalam rapat.

Rapat Efektif

Rapat tentu penting. Tetapi perlu untuk memastikan rapat yang efektif, yang membuat peserta rapat tidak merasa terjebak dalam rapat yang membosankan, dan banyak membuang waktu. Untuk membuat rapat efektif, diperlukan kerja sama semua yang hadir:

• menghargai waktu dengan datang/hadir tepat waktu
• memberi kesempatan bagi peserta rapat untuk memberi pemikiran atau pendapatnya
• mencari opsi aksi, bukan hanya memaparkan masalah
• mengirim orang yang kompeten jika berhalangan hadir
• menyiapkan materi rapat sebelum datang ke rapat tersebut
• membagi kemajuan (progress) atas isu yang dibahas dalam rapat sebelumnya